Con ArchiviOK è possibile effettuare l’archiviazione elettronica ed ottica di documenti di qualsiasi formato e origine (es. libro unico del lavoro, registro Iva, ecc.). La sua struttura, infatti, dispone di un archivio elettronico nella quale i documenti possono essere consultati in qualunque momento e da qualunque postazione di lavoro, (sia interna che esterna alla rete locale purché autorizzata), rielaborati e/o distribuiti senza inutile occupazione di spazio e archiviati istantaneamente.

I vantaggi di ArchiviOK sono:

• riduzione degli spazi dedicati all’archivio;
• riduzione dei costi di gestione;
• garanzia di riservatezza, sicurezza e inalterabilità dei documenti ai sensi del D.lgs 196/2003 (Codice della Privacy).

Importante:

Risoluzione 371/E del 6 ottobre 2008
Consulenza giuridica– Associazione Bancaria Italiana – Libro giornale – Applicabilità dell’imposta di bollo alle scritture contabili ausiliarie.

Risoluzione 364/E del 3 ottobre 2008
Interpello ai sensi dell’articolo 11 della legge n. 212 del 2000 – Conservazione sostitutiva – nomina di più soggetti responsabili della conservazione.

Cosa è possibile archiviare?

All’interno del proprio data base, ArchiviOK, può conservare diverse tipologie di documenti, in particolare:

• archiviare pool di stampa, integrando i dati all’interno di layout elettronici progettati con l’editor grafico professionale;
• archiviare documenti elettronici come e-mail, fax, pdf, doc, xls, ecc.;
• archiviare documenti cartacei tramite acquisizione da scanner;
• archiviare file di testo generati tramite una procedura di esportazione dell’applicativo chiamante (software gestionale) in grado di generare un file avente una determinata sintassi;
• archiviare file telematici con importazione dei dati direttamente dal tracciato telematico utilizzato per l’invio all’amministrazione finanziaria.

La struttura ad albero consente la completa personalizzazione dell’archivio elettronico che può essere strutturato su più livelli (ad esempio archiviando le fatture per cliente/anno/numero…).
I documenti dematerializzati e conservati nell’archivio elettronico possono quindi essere visualizzati in anteprima a video, modificati, stampati e archiviati nuovamente nel data base di ArchiviOK.

Con ArchiviOK è possibile effettuare la completa dematerializzazione dei documenti attraverso l’integrazione a e-Document Keeper, il servizio in outsourcing fornito dal Gruppo SIA-SSB attraverso la controllata RA Computer, oppure attraverso il modulo di conservazione sostitutiva on-site di ArchiviOK.

Visita la sezione dedicata alla normativa per l’achiviazione sostitutiva.